Этапы работы

  Наш очередной выпуск блога для тех, кто давно хотел заглянуть за кулисы той красоты, которую создают декораторы!

 

  Когда женихи и невесты представляют себе оформление своей свадьбы, практически все видят уже готовый результат: столы со скатертями и композициями на столах, зона церемонии в ожидании гостей, стол молодых в любимых цветах. Но мало кто может представить себе путь, который прошли эти цветы и декор, и о работе, которая с ними проделана. Поэтому, создаётся впечатление, что декора должно быть закуплено на весь выделенный бюджет. Но ведь этот закупленный декор так и останется лежать в коробках на складе, а цветы - стоять в холодильнике, если не включать в смету графы «Услуги» и «Доставка» и не привлечь к оформлению команду профессионалов.

 

Сегодня мы хотим рассказать о том как рождается оформление свадьбы и какую работу проделывает наша команда, работая над каждым проектом!

 

1. Первая встреча и знакомство

    Для разработки концепции нам очень важно познакомиться с Вами, узнать Ваши характеры, образ мыслей, историю знакомства, пожелания и представления о Вашей идеальной свадьбе. Иногда пары спрашивают:  какое отношение это имеет к свадебному декору? Отвечаем: самое прямое!

    Так мы сможем придумать интересную идею, которая сделает всё оформление отражением вашей истории. В общей концепции будет прослеживаться идея, близкая и понятная именно вам! Это не будет декор с картинки, это будет оформление, отражающее вашу индивидуальность! Для этого мы обязательно встречаемся с нашими парами, зачастую уже на месте празднования.

 

2. Просмотр площадки    

    Это обязательный этап перед разработкой концепции. 

    Во-первых, мы делаем необходимые фото, видео, замеры для отрисовки эскизов и просчёта технической части конструкций, метража гирлянд и ткани. Узнаём расположение розеток, наличие удлинителей, стремянок, доступа к чистой воде и прочие технические моменты. В такие скучные нюансы пара обычно не вдаётся, но для нас такая информация на вес золота.

  Во-вторых, мы делаем план зала, с помощью которого выбираем наиболее удобное расположение зон и гостевых столов.

    Третьим важным моментом является планировка площадки с точки зрения логистики на ней. Мы смотрим какой подъезд к месту празднования, далеко ли от зоны разгрузки до места церемонии и банкета, на каком расстоянии между собой расположены зоны. К примеру, если свадьба будет проходить в гольф-клубе, где между двумя зонами перемещаться 10 минут на гольф-каре, а пешком и того дольше, то при составлении сметы мы увеличим количество людей для разгрузки и монтажа, а весь декор, цветы и инструмент заранее рассортируем по зонам. Ведь тратить 20 минут на поход за секатором и обратно - сомнительное удовольствие :) По данным шагомеров, в среднем за день монтажа мы проходим 10-15 тыс. шагов.

    Время начала монтажа также важно знать заранее: если сбор гостей в 14.00, на монтаж декора нужно 8 часов, а площадка разрешает заезд только с 11 утра, очевидно, что либо нужно договариваться с площадкой на ранний заезд (зачастую доплачивая за это время), либо планировать быстро монтируемый декор и привлекать больше флористов и декораторов.

 

3. Мудборд и Предсмета

    Получив всю необходимую информацию о паре и о площадке, мы заключаем договор приступаем к разработке концепции. Рождение идеи - процесс творческий, требующий времени и определённого опыта. Периодически мы устраиваем командные мозговые штурмы в поисках оригинальных идей. У нас есть свои отработанные методики, которые приводят от ассоциаций и образов к реальным конструкциям и деталям в рамках разработанной концепции. 

На начальном этапе мы оформляем концепцию в виде мудборда - подборки картинок, передающих цветовую палитру и настроение. Каждая наша пара знает почему выбраны те или иные элементы декора и что они символизируют. Особенно приятно видеть реакцию жениха и невесты и слышать фразы «это же прямо про нас!» и «как мы сами не догадались!?» :)

    Параллельно с Мудбордом мы готовим Предсмету, где прописан ориентировочный бюджет. На первой встрече пара озвучивает в какой бюджет нужно уложиться. У многих есть страх произнести эту сумму. Кажется, что если не сказать бюджет, то выйдет дешевле. К сожалению, это не так: аренда, доставка, цветы на базах, материалы и работа на производствах от этого не подешевеют. Декоратор должен понимать на какую сумму продумывать оформление.

   Согласитесь, зоны церемонии на 20 тыс. и на 120 тыс. будут разными по наполнению: разные конструкции из разных материалов (например, арендованная деревянная арка или конструкция на заказ из полистирола), разный объём цветов и детали, даже если идея одна. Поэтому, чтобы не проделывать одну работу несколько раз, пытаясь угадать бюджет, мы сразу спрашиваем на какую сумму рассчитывает пара и оптимизируем бюджет, делая акцент на важных зонах и деталях. 

    Мы работаем по открытой смете и берём 30% от бюджета за разработку и ведение проекта «от» и «до». Предсмета даёт паре возможность убрать ненужные позиции, которые в дальнейшем не попадут в проект и тоговую Смету.

4. Проект и Итоговая смета

    После утверждения концепции и Предсметы, мы начинаем детальную проработку Проекта. Для начала детально продумываем зоны: 

 

- подбираем подходящие по цвету и фактуре материалы; 
- просчитываем размеры конструкций, готовим чертежи, запрашиваем стоимость изготовления на производствах; 
- ищем подходящие и доступные на дату свадьбы позиции аренды; 
- ищем декор для закупки; 
- продумываем цветочный состав, просчитываем количество стеблей на каждый цветочный объект;
- составляем подробное ТЗ художнику или графическому дизайнеру, которые работают над визуализацией.

 

   Иногда эскизы приходится перерисовывать, чтобы все элементы точно отражали нашу задумку и передавали идею паре. 

Когда всё готово и продумано, мы начинаем верстку проекта. Очень много времени уходит на подборку примеров, которые отражают те или иные детали оформления. В большинстве случаев придуманных нами конструкций и элементов никто ещё не делал.

  Параллельно с проектом мы готовим итоговую смету, где отражена конечная стоимость оформления. Все это утверждается с парой и, после внесения коррективов, мы подписываем два приложения к договору: проект и смету. На этом этапе вносится 50% стоимости проекта.

 5. Подготовка к реализации

    Этап не менее ответственный и трудоёмкий, чем сама реализация. Тут кроется очень большой пласт работы. 

 

Закупка материалов. Подобранные в проекте детали и материалы мы заказываем или закупаем в необходимом количестве (часто приходится объезжать несколько точек для закупки наименований в нужных объёмах). В нашем городе, где можно три часа ехать до магазина или склада это не так-то просто сделать.

 

Заказ на производствах. Все макеты с размерами отправляются нашим подрядчикам и начинается производственный процесс. Ещё на этапе подготовки Проекта мы выбираем наиболее подходящие по стоимости и характеристикам материалы для производства (это может быть полистирол, баннерное полотно, баннерная сетка, пенопласт, оргстекло, экструдированный пенополистирол, оракал, бумага, дерево, металл, даже бетон, и другие материалы). К этому же пункту относится изготовление всей полиграфии, которая разрабатывается нашим дизайнером специально для вашего мероприятия. Все позиции доставляются в нашу мастерскую по мере готовности и ждут своего часа.

 

Бронь аренды. Спрос на декор очень высокий и бронировать нужно сразу, иначе ваш декор кто-то может «увести» на своё мероприятие)) Многие прокаты берут залог на время аренды и возвращают его по окончании праздника. Поэтому в нашем договоре прописан залог 10% от общей сметы. Это стандартная практика среди декораторов, которая применяется, чтобы не выяснять у каждого проката на каждое мероприятие реальную стоимость арендных позиций для исчисления суммы залога. В случае порчи или утери вычитается рыночная стоимость изделия, а остаток суммы возвращается паре. Если весь декор остаётся в целости и сохранности, залог возвращается в полном объёме. 

 

Заказ цветов. Утвердив цветочный состав на этапе согласования проекта, минимум за две недели, делается предзаказ на цветы. Мы работаем с оптовыми базами, поставляющими цветы напрямую из Голландии. Для каждого проекта наш шеф-флорист рассчитывает количество стеблей на отдельную позицию (композиции на гостевые столы и в другие зоны, букет невесты, цветы на церемонию/фотозону/рассадку и так далее). 

    Цветы продаются пачками с разным количеством стеблей для разных сортов. Пионовидные розы по 12 шт, гипсофила по 25 шт, орхидеи, амариллисы поштучно, некоторая зелень, например, аспидистра по 50 шт. Эти нюансы нужно знать, чтобы в при монтаже не обнаружилась нехватка или не осталось лишних стеблей. Расчёт необходимого количества цветов занимает 3-4 часа. Каждый раз мы запрашиваем цены, так как цветы покупаются на аукционах и их стоимость может меняться.

6. Реализация проекта

    Этот этап начинается за несколько дней до мероприятия когда мы закупаем цветы. Бывает, что какой-то цветок поставщику не удалось привезти по предзаказу: цена оказалась слишком высокая/цветы с нужной плантации заболели/часть цветов осталась в машине, которую задержали на границе/инопланетяне похитили пару пачек)) В этом случае мы ищем подходящую по цвету и стоимости замену на этой или других Московских базах, восполняя недостатки.

    Закупленные цветы доставляются в нашу мастерскую и тут с ними проводят первичную работу: зачищают и ставят на роспуск. Некоторые сорта, например, пионовидные розы, несколько дней должны стоять на воде прежде чем достигнут максимально красивого раскрытия. 

    А зачищать цветы заранее нужно по двум причинам: 

 

экономия времени на монтаже;

- лишние листья не забирают воду и она поступает сразу к бутону, цветок дольше стоит и быстрее распускается. 

 

   Вы можете подумать какая же это экономия времени - цветок зачистить?

   В зависимости от масштаба на оформление может уходить  200, 600, 800, 1000 стеблей. На зачистку и подрезку одного цветка уходит 20 секунд, в итоге получаем от 1 до 5,5 часов непрерывной работы без отдыха. Если в проекте необходима крашеная зелень, то мы красим её вручную заранее и ставим на воду. Все цветы хранятся в холодильнике в мастерской. 

   Ещё немного цифр: на сбор одной композиции на гостевой стол у опытного флориста уходит около 1 часа. При умножении на количество композиций выходит полный рабочий день. Поэтому, низкие композиции мы собираем за день до мероприятия и привозим на площадку готовыми. Остальное собирается на монтаже в день свадьбы.

 

7. Монтаж

    Накануне вечером перед выездом на монтаж весь декор распределяется по зонам, пакуется и грузится. Глубокой ночью или ранним утром мы всей командой уже на площадке, наши руки чешутся в ожидании начала монтажа, а глаза горят в ночи, предвкушая великолепный результат!

 О монтажах ходят легенды, волонтёры каждый год просятся к нам в помощь, лишь бы взглянуть на процесс изнутри именно потому, что представляют нас цветочными феями, которые порхают над площадкой, поправляя цветочки. Но если краем глаза взглянуть на рабочий процесс - не так уж и много в нём романтики: вот монтажники несут тяжелый фон, пыхтя от натуги; вот флорист, нахмурив брови, убирает в композиции «глаза» (когда долго работаешь с цветами, начинаешь видеть в них не только цветы :)); вот декоратор под потолком вешает ткань; а вот волонтёр, который все-таки решился пойти навстречу мечте, натирает стеклянные рамки с номерки :)

   Так и идёт рабочий процесс согласно таймингу монтажа. Постепенно привозят декор, отпаривают скатерти. Приезжают музыканты на sound check и работать под музыку становится веселее, хотя за шумом ничего не слышно и коммуникация усложняется. Финальным штрихом кейтеринг сервирует столы и мы раскладываем карточки, меню, подарки гостям. 

   Нередко бывают и форс-мажоры, с которыми, собрав все силы и волю в кулак, наша команда справляется на «ура!». Но это отдельная история :) 

 

8. Фото- и видеосъёмка

Самым важным для оценки работы декоратора является портфолио. Поэтому у нас в штате есть свой специалист, который снимает и обрабатывает фотографии и видео с наших оформлений. На это в тайминге мы специально оставляем время.

 

9. Демонтаж

После окончания мероприятия, в ночи, мы, параллельно с кейтерингом, безжалостно отрываем цветы от конструкций, ломаем неразборные элементы, собираем и пересчитываем весь декор, частенько мучаем официантов с вопросами о недостающих салфетках и посуде, которая случайно попала на кухню. Погрузив все по машинам, мы, счастливые, едем домой в предвкушении долгожданного сна.

 

10. Закрытие проекта

Да, и после демонтажа ещё есть работа! На следующий день мы отправляем курьера для возврата арендованного декора, получаем от прокатов обратную связь, ждём залог и возвращаем его паре. И только тогда можем выдохнуть и считать проект закрытым!

 

А дальше остаётся самое приятное - отбор, обработка фотографий и видео и публикация в соцсетях, на сайте и свадебных блогах и рассказы о наших трудовых буднях ;)